XDi | Office-Manager/in Vollzeit in Festanstellung
Das XDi entwickelt und veranstaltet Seminare, Workshops, Trainings, Weiterbildungen und Kurse zu den Themen Experience Design, User Experience, Service Design, Design Thinking, User Interface Design, UCD, User Centered Design, Interaction Design, HCI, Customer Experience Management und Online-Konzeption.
Seminar, Workshop, Training, Weiterbildung, Fortbildung, Schulung, Kurs, UX, UI, User Experience, UX Design, User Experience Design, Usability, HCI, User Interface Design, Interaction Design, Interaktionsdesign, User Centered Design, UCD, Human Centered Design, Website-Konzeption, Online-Konzeption, Webdesign, Design Thinking, Service Design, Usability Engineering, Customer Experience Design
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Office-Manager/in Vollzeit in Festanstellung

10:49 05 Juni in Allgemein

Das XDi – Experience Design Institut, eine Weiterbildungseinrichtung für die Digital- und Kreativwirtschaft mit Sitz in Köln, sucht ab August/September 2017 oder früher eine/n Mitarbeiter/in für die gesamte Institutsorganisation. Die Stelle ist als Vollzeitstelle (35 Std./Woche) zu besetzen und zunächst auf 1 Jahr befristet.

Ihre Aufgaben
Sie organisieren in enger Zusammenarbeit mit dem XDi-Leiter alle Angelegenheiten des Instituts. Als Office-Manager/in übernehmen Sie alle anfallenden Bürotätigkeiten und sind die gute Seele unseres kleinen Instituts. Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Schulungsunterlagen, die Kommunikation mit Teilnehmern, Dozenten und anderen Stakeholdern und die Organisation unserer Weiterbildungen inkl. der Buchung von Räumlichkeiten.

Sie übernehmen die gesamte Veranstaltungsorganisation, koordinieren Trainer, Ansprechpartner vor Ort und Praktikanten. Sie übernehmen einfache buchhalterische Arbeiten, prüfen und verbuchen alle Rechnungen und Zahlungseingänge und übernehmen die Email-Kommunikation des Instituts. Sie repräsentieren das Institut nach aussen, sollen kompetent Auskunft geben zu allen alltäglichen Vorgängen, wie sie im Tagesgeschäft einer Weiterbildungseinrichtung auftreten, und freundlich dabei helfen, diese Vorgänge umzusetzen.

Sie haben die Möglichkeit, ein noch junges, kleines Institut mit aufzubauen und für dieses von unseren Räumlichkeiten in Köln aus auf Dauer eine tragende Rolle zu spielen. Wir streben eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit an.

Ihr Profil
Sie verfügen über ein abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium oder eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement). Sie sollten über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sehr strukturiert sein, eine schnelle Auffassungsgabe und ein gutes Gedächtnis haben. Sie sollten ein echtes Organisationstalent sein, mit vielen Dingen gleichzeitig jonglieren können, kaum aus der Ruhe zu bringen sein und alles gleichzeitig im Blick haben.

Sie sind schnell, schreiben im 10-Finger-System, beherrschen die deutsche und englische Sprache sehr gut und können mit Zahlen umgehen. Sie haben die Fähigkeit sich in verschiedene Themen einzuarbeiten, sind interessiert neue Techniken kennen zu lernen und anzuwenden. Sie sind weisungsgebunden, handeln aber dennoch selbstständig und eigenverantwortlich. Sie sind ein „Digital Native“ und sollten über sehr gute Computer- (am besten Mac), Internet- und Social Media-Kenntnisse verfügen. Sie sollten Office-Software beherrschen, idealerweise mit der Adobe Creative Suite vertraut sein und im Internet und in den sozialen Medien zuhause sein.

Die wichtigsten Charaktereigenschaften, die Sie mitbringen sollten, sind Ehrlichkeit, Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit, Offenheit, Sensibilität, Einfühlungsvermögen und Eigeninitiative. Eine ordentliche Portion Enthusiasmus, Pragmatismus und Kreativität machen Sie zu unserer/m Wunschkandidatin/en.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben und Sie sich in der Stellenbeschreibung wiederfinden, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte richten Sie Ihre Bewerbung an s.schmitt@xd-i.com.