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Office-Manager/in Vollzeit in Festanstellung in Köln

Stefan Schmitt

Das XDi – Experience Design Institut ist eine noch junge Weiterbildungseinrichtung mit Sitz in Köln. Wir bieten Seminare mit den Themenschwerpunkten Human Centered Design und Digital Business in derzeit mehr als zwanzig europäischen Städten. Wir sind ein kleines Team von fest angestellten Mitarbeitern und Praktikanten und einer kontinuierlich wachsenden Zahl von freiberuflichen Trainern. Wir suchen ab sofort eine/n Mitarbeiter/in für das Office-Management des Instituts. Die Stelle ist als Vollzeitstelle (35 Std./Woche) zu besetzen und unbefristet.

Deine Aufgaben
Als Office-Manager/in übernimmst du alle anfallenden Bürotätigkeiten und bist die gute Seele unseres kleinen Instituts. Zu deinen Aufgaben gehören:

    • – Telefon- und Email-Kommunikation des Instituts
      – Organisation unserer Weiterbildungen inkl. der Buchung von Räumlichkeiten
      – Vorbereitung von Schulungsunterlagen
    • – Kommunikation mit Teilnehmern, Dozenten und anderen Stakeholdern
    • – Koordination von Trainern, Ansprechpartner vor Ort und Praktikanten
    • – Vorbereitende Buchhaltung und Prüfung von Rechnungen und Zahlungsein- und ausgängen

    • Dein Profil
      – Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation und/oder Office-/Event-Management oder eine durch langjährige Berufserfahrung erworbene vergleichbare Qualifikation.
      Organisationstalent mit strukturierter und zuverlässiger Arbeitsweise
      – Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und starke Kundenorientierung
      Hohe Eigenmotivation und selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten
      – Idealerweise Erfahrungen mit Weiterbildungen oder veranstaltungsnahen Dienstleistungen
      – Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
      10-Finger-System
      – Digital Native mit sehr guten Computer-, Internet- und Social Media-Kenntnissen

Unser Angebot
Wir bieten dir einen Job mit viel Freiraum und enormen Entwicklungsmöglichkeiten. Bei uns kannst du neue Ideen entwickeln und Themen aktiv vorantreiben. Du arbeitest in einem kleinen, dynamischen Team ohne Hierarchien – bei uns sind kollegiales Miteinander und Arbeiten auf Augenhöhe angesagt.

Du arbeitest in attraktiven, zentral gelegenen Räumlichkeiten und genießt freie Getränke, Obst und Süßigkeiten. Die Arbeitszeiten sind im Rahmen der Erfordernisse flexibel – bei uns zählen erstklassige Ergebnisse mehr als geleistete Arbeitsstunden. Du hast bei uns die Möglichkeit dich weiter zu bilden – durch die Teilnahme an unseren Seminaren sowie durch Angebote Dritter in Form von Bildungsurlaub. Du solltest dich allerdings in der Lage sehen für ein vergleichsweise bescheidenes Gehalt einzusteigen um mit uns stetig zu wachsen um dann von unserer Entwicklung auch langfristig überdurchschnittlich zu profitieren.

Du hast die Möglichkeit, ein noch junges, aufstrebendes und international agierendes Institut mit aufzubauen und für dieses von unseren Räumlichkeiten in Köln aus auf Dauer eine tragende Rolle zu spielen und eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit aufzubauen. Wir freuen uns auf dich. Sollten wir dein Interesse geweckt haben und du dich in der Stellenbeschreibung wiederfinden, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Richte diese bitte unter Angabe deines Gehaltswunsches und des frühesten Eintrittstermins an s.schmitt@xd-i.com.

 

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